Polityka prywatności

Administratorem danych osobowych jest:
MOVO Digital Karol Gliszczyński
ul. Królowej Jadwigi 18/131
85-231 Bydgoszcz
NIP: 5581768276

Kontakt w sprawach danych osobowych: info@polenwerk.de. Nie powołaliśmy inspektora ochrony danych, ponieważ nie zachodzą przesłanki ustawowe.

Dane przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa i działania przed jej zawarciem), lit. f RODO (uzasadniony interes — bezpieczeństwo, zapobieganie nadużyciom, dochodzenie roszczeń), lit. c RODO (obowiązki prawne, w szczególności podatkowe i rachunkowe) oraz lit. a RODO (zgoda, jeżeli została udzielona).

Podczas korzystania z Platformy przetwarzamy adres IP, datę i godzinę zapytania, adres żądanego zasobu, kod odpowiedzi, ilość przesłanych danych, referrer oraz informacje o przeglądarce. Cel: dostarczenie treści, bezpieczeństwo, wykrywanie nadużyć i diagnostyka błędów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Logi przechowujemy zwykle do 30 dni, a w razie incydentu do jego wyjaśnienia.

W związku z prowadzeniem konta przetwarzamy adres e-mail, hasło (wyłącznie w postaci skrótu kryptograficznego), rolę użytkownika, imię i nazwisko osoby kontaktowej oraz daty rejestracji i logowań. Cel: udostępnienie konta, uwierzytelnienie i przypisanie profilu, zleceń i zgłoszeń (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Logowanie może odbywać się także przez dostawcę tożsamości (Google) — otrzymujemy wtedy imię i nazwisko, adres e-mail oraz identyfikator konta.

W profilu przetwarzamy: nazwę firmy, formę prawną, NIP i numer VAT UE, adres, osobę kontaktową, telefon, e-mail, stronę internetową, branże, regiony działania, opis, liczbę pracowników, rok założenia, realizacje, logo i zdjęcia.

Po uzupełnieniu danych minimalnych i opublikowaniu profil jest jawny, dostępny w katalogu i indeksowany przez wyszukiwarki. Zakres widocznych danych kontaktowych zależy od wybranego planu. Do momentu publikacji (stan Szkic) profil nie jest widoczny publicznie. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Zlecenia publikujemy bez danych identyfikujących zleceniodawcę. Po złożeniu zgłoszenia przekazujemy zleceniodawcy dane profilu i dane kontaktowe podwykonawcy oraz treść zgłoszenia; dane zleceniodawcy ujawniamy podwykonawcy po zaakceptowaniu zgłoszenia lub nawiązaniu kontaktu. Cel: pośrednictwo i realizacja umowy o korzystanie z Platformy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

W ramach dobrowolnej weryfikacji przetwarzamy przesłane dokumenty (Freistellungsbescheinigung, polisa OC, wypis z KRS lub CEIDG, potwierdzenie numeru VAT UE) oraz status i datę weryfikacji wraz z notatkami wewnętrznymi. Pliki przechowujemy w zasobie niepublicznym i udostępniamy wyłącznie przez linki o ograniczonym czasie ważności osobom upoważnionym. Publicznie widoczny jest jedynie status weryfikacji, nie treść dokumentów. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO; okres przechowywania: czas weryfikacji oraz okresy wynikające z przepisów.

Dane podane w formularzu kontaktowym lub w zapytaniu do firmy (imię i nazwisko, firma, e-mail, telefon, treść wiadomości) przetwarzamy w celu obsługi lub przekazania sprawy (art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO). Korespondencję usuwamy po zakończeniu sprawy, o ile nie obowiązują nas terminy przechowywania.

Zapytanie wysłane z profilu firmy przekazujemy wybranemu podwykonawcy — odbiorcą danych jest wtedy ta firma, która otrzymuje Twoje dane kontaktowe oraz treść wiadomości, aby móc odpowiedzieć bezpośrednio. Od tego momentu podwykonawca jest samodzielnym administratorem tych danych i stosuje własną politykę prywatności.

Wiadomości transakcyjne (potwierdzenie rejestracji, powiadomienia o nowych zgłoszeniach i statusach) wysyłamy za pośrednictwem zewnętrznego dostawcy poczty działającego jako podmiot przetwarzający. Przetwarzamy adres odbiorcy, temat, treść oraz informacje o dostarczeniu (dostarczenie, odrzucenie, skarga) i otwarciu wiadomości systemowych — w celu zapewnienia skutecznej dostawy (art. 6 ust. 1 lit. b i lit. f RODO). Sprzeciw wobec analizy dostarczalności można złożyć na adres info@polenwerk.de; nie dotyczy to niezbędnych komunikatów systemowych.

Do tłumaczenia treści profili i zleceń między polskim a niemieckim korzystamy z usługi AI działającej jako podmiot przetwarzający. Przekazujemy wyłącznie treści tekstowe — bez danych konta i bez dokumentów. Treści nie są udostępniane do trenowania modeli osób trzecich. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b i lit. f RODO.

Korzystamy ze starannie wybranych dostawców, z którymi zawarliśmy umowy powierzenia przetwarzania (art. 28 RODO), w zakresie:

• hostingu i dostarczania serwisu,
• bazy danych, uwierzytelniania i przechowywania plików,
• wysyłki wiadomości e-mail,
• tłumaczeń maszynowych,
• monitorowania błędów i pracy systemu.

Innym użytkownikom udostępniamy dane wyłącznie w opisanym zakresie (zgłoszenie, zapytanie, publikacja profilu). Poza tym dane ujawniamy, gdy wymagają tego przepisy lub gdy jest to niezbędne do ustalenia i dochodzenia roszczeń.

Jeżeli poszczególni dostawcy przetwarzają dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, odbywa się to na podstawie decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony albo standardowych klauzul umownych (art. 46 ust. 2 lit. c RODO) wraz z dodatkowymi środkami zabezpieczającymi. Na życzenie wskażemy podstawę dla konkretnego transferu.

Stosujemy wyłącznie technicznie niezbędne pliki cookies oraz pamięć lokalną przeglądarki, aby utrzymać sesję zalogowania, zapewnić bezpieczeństwo i zapamiętać wybraną wersję językową. Nie wymagają one zgody. Nie stosujemy cookies marketingowych, profilujących ani analitycznych narzędzi śledzących.

Dane konta, profilu, zleceń i zgłoszeń przechowujemy przez czas trwania umowy o korzystanie z Platformy. Po usunięciu konta dane usuwamy, o ile nie obowiązują nas terminy wynikające z przepisów — dokumenty rozliczeniowe i podatkowe przechowujemy przez okres wymagany prawem (co najmniej 5 lat licząc od końca roku podatkowego). Roszczenia mogą uzasadniać przechowywanie do upływu terminów przedawnienia.

Masz prawo dostępu do danych (art. 15), sprostowania (art. 16), usunięcia (art. 17), ograniczenia przetwarzania (art. 18), przenoszenia danych (art. 20) oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie (art. 21 RODO). Udzieloną zgodę możesz wycofać w każdym czasie ze skutkiem na przyszłość.

Wnioski prosimy kierować na adres info@polenwerk.de. Masz również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Podanie danych jest dobrowolne, jednak niezbędne do założenia konta, publikacji profilu, składania zgłoszeń oraz rozliczenia usług płatnych. Bez tych danych nie możemy świadczyć usług. Podanie danych identyfikacyjnych i podatkowych może być wymagane przepisami prawa.

Transmisja danych jest szyfrowana protokołem TLS. Dostęp do danych profili, zleceń i zgłoszeń jest ograniczony przez uwierzytelnianie oraz reguły dostępu na poziomie wiersza w bazie danych. Przesłane pliki przechowujemy w zasobach niepublicznych i udostępniamy wyłącznie przez linki o ograniczonym czasie ważności. Dostęp administracyjny mają jedynie upoważnione osoby.

Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, w rozumieniu art. 22 RODO. Podpowiedzi i sortowanie (np. rekomendacje zleceń) mają charakter pomocniczy, a decyzje o weryfikacji, blokadzie lub publikacji podejmują ludzie.

Politykę aktualizujemy w razie zmiany zakresu przetwarzania, wykorzystywanych usług lub przepisów. Obowiązuje wersja opublikowana na tej stronie; data aktualizacji wskazana jest powyżej. Wersja niemiecka dostępna jest pod adresem Datenschutzerklärung.