Regulamin dla podwykonawców

1.1 Operatorem platformy polenwerk.de (dalej: Platforma lub Polenwerk) jest MOVO Digital Karol Gliszczyński, ul. Królowej Jadwigi 18/131, 85-231 Bydgoszcz, NIP 5581768276 (dalej: Operator).

1.2 Podwykonawca to przedsiębiorca zarejestrowany w Polsce lub w innym państwie UE, który zakłada na Platformie profil firmy i zgłasza się do zleceń. Zleceniodawca to przedsiębiorca (najczęściej z Niemiec) publikujący zlecenie. Zlecenie to ogłoszenie o zapotrzebowaniu na usługi opublikowane przez Zleceniodawcę.

1.3 Platforma przeznaczona jest wyłącznie dla przedsiębiorców. Rejestrując konto, Podwykonawca potwierdza, że działa w ramach prowadzonej działalności gospodarczej lub zawodowej. Konsumenci nie mogą korzystać z Platformy.

1.4 Do korzystania z Platformy niezbędne jest urządzenie z dostępem do internetu, aktualna przeglądarka oraz aktywny adres e-mail.

2.1 Operator udostępnia Podwykonawcy: konto w Platformie, publiczny profil firmy w katalogu, dostęp do listy zleceń, możliwość składania zgłoszeń do zleceń, powiadomienia e-mail oraz — w ramach usług płatnych — plan Pro i weryfikację firmy.

2.2 Operator działa wyłącznie jako pośrednik informacyjny. Nie jest stroną umów zawieranych między Podwykonawcą a Zleceniodawcą, nie gwarantuje pozyskania zlecenia, liczby zapytań ani określonych przychodów.

2.3 Operator nie świadczy usług doradztwa prawnego, podatkowego, kadrowego ani celnego. Materiały informacyjne na Platformie mają charakter ogólny.

2.4 Operator dąży do możliwie wysokiej dostępności Platformy, jednak nie gwarantuje jej nieprzerwanego działania. Możliwe są przerwy techniczne, prace konserwacyjne oraz awarie u dostawców (hosting, poczta).

3.1 Rejestracja jest bezpłatna. Umowa o korzystanie z Platformy zostaje zawarta w chwili aktywacji konta.

3.2 Dane podane w profilu — nazwa firmy, NIP oraz numer VAT UE, adres, osoba kontaktowa, telefon, e-mail, branże, regiony działania — muszą być prawdziwe, kompletne i aktualizowane niezwłocznie po każdej zmianie.

3.3 Dane dostępowe są poufne. Za działania podjęte z konta odpowiada Podwykonawca. O podejrzeniu nieuprawnionego dostępu należy niezwłocznie poinformować Operatora.

3.4 Jedna firma może posiadać jedno konto i jeden profil. Operator może odmówić rejestracji bez podania przyczyny, w szczególności w razie wątpliwości co do statusu przedsiębiorcy.

4.1 Profil firmy występuje w trzech stanach:

• Szkic — profil nie jest publiczny ani indeksowany, dopóki nie zostaną uzupełnione dane minimalne (branża, region, krótki opis).
• Opublikowany — po przekroczeniu progu minimalnego profil jest widoczny w katalogu, dopasowywany do zleceń i indeksowany przez wyszukiwarki.
• Kompletny — uzupełnione realizacje, liczba pracowników, rok założenia i pozostałe dane; profil uzyskuje lepszą ekspozycję.

4.2 Publikując profil, Podwykonawca wyraża zgodę na jego publiczną dostępność, w tym na indeksowanie przez wyszukiwarki oraz prezentowanie w wynikach wyszukiwania Platformy.

4.3 Operator może wstrzymać publikację profilu, skrócić lub poprawić treści redakcyjnie, przypisać kategorie oraz usunąć treści niezgodne z regulaminem lub prawem.

4.4 Zakres widocznych danych kontaktowych zależy od wybranego planu i jest wskazany w opisie planu.

5.1 Zlecenia publikowane są bez danych identyfikujących Zleceniodawcę. Zarejestrowany Podwykonawca widzi pełny opis zakresu prac, natomiast nazwa firmy i dane kontaktowe Zleceniodawcy pozostają ukryte.

5.2 Po złożeniu zgłoszenia dane profilu i dane kontaktowe Podwykonawcy zostają udostępnione Zleceniodawcy. Dane Zleceniodawcy zostają ujawnione Podwykonawcy po zaakceptowaniu zgłoszenia lub po nawiązaniu kontaktu przez Zleceniodawcę.

5.3 Zgłoszenie jest niezobowiązującym wyrazem zainteresowania i nie stanowi oferty w rozumieniu art. 66 Kodeksu cywilnego, o ile Podwykonawca wyraźnie nie wskaże inaczej.

5.4 Zabronione jest umieszczanie danych kontaktowych w treści zgłoszenia w celu obejścia zasad Platformy, a także wykorzystywanie uzyskanych danych kontaktowych do celów marketingowych niezwiązanych z danym zleceniem.

6.1 Plan Standard (bezpłatny) obejmuje konto, profil firmy w katalogu oraz podstawowy dostęp do zleceń.

6.2 Plan Pro kosztuje 299 zł netto miesięcznie (z zastrzeżeniem oferty startowej opisanej w pkt 6.3a) i obejmuje rozszerzony zakres funkcji wskazany w cenniku, w szczególności wyższą ekspozycję profilu, pełny dostęp do zleceń i zgłoszeń oraz możliwość zamówienia weryfikacji.

6.3 Weryfikacja dokumentów firmy jest elementem planu Pro i nie podlega odrębnej opłacie. Status rejestrowy firmy (aktywność działalności oraz numer VAT UE) sprawdzamy nieodpłatnie dla wszystkich profili.

6.3a Oferta startowa: podwykonawcy, którzy aktywują plan Pro najpóźniej 31.10.2026, korzystają z planu Pro bezpłatnie (0 zł) do 31.10.2026 i otrzymują w tym okresie weryfikację firmy bezpłatnie. W okresie oferty Operator nie pobiera żadnych opłat, nie zapisuje danych płatniczych i nie uruchamia płatności cyklicznych. Z upływem 31.10.2026 konto przechodzi automatycznie na bezpłatny plan Standard — bez opłat i bez konieczności wypowiedzenia. Przejście na płatny plan Pro (standardowo 299 zł netto miesięcznie) wymaga odrębnej, wyraźnej zgody Usługobiorcy. Wyniki weryfikacji zostają zachowane, a oznaczenie „Verifiziert” oraz kartoteka weryfikacyjna pozostają ukryte do czasu ponownej aktywacji planu Pro. Oferta dotyczy jednego konta firmowego. W okresie oferty startowej nie stosuje się postanowień pkt 7.1, 7.3, 7.3a, 7.6 oraz 8.1 — nie powstaje obowiązek zapłaty, nie jest zapisywana metoda płatności, nie następuje automatyczne odnowienie ani obciążenie, a zakończenie okresu oferty nie wymaga wypowiedzenia.

6.4 Wszystkie ceny są cenami netto i zostają powiększone o podatek VAT według obowiązujących przepisów. Operator nie pobiera prowizji od wartości zleceń.

6.5 Aktualne ceny i zakres planów dostępne są na stronie cennika.

7.0 Postanowienia pkt 7 i 8 dotyczące opłat, płatności cyklicznych oraz automatycznego odnowienia stosuje się wyłącznie do odpłatnego planu Pro. Plan Pro aktywowany w ramach oferty startowej (pkt 6.3a) jest bezpłatny do 31.10.2026, nie wymaga podania danych płatniczych i nie uruchamia żadnej płatności cyklicznej. Z upływem 31.10.2026 konto przechodzi automatycznie na bezpłatny plan Standard — bez opłat i bez wypowiedzenia.

7.1 Wszystkie usługi płatne, w tym odpłatny plan Pro oraz usługi dodatkowe, są opłacane z góry (z zastrzeżeniem pkt 6.3a i 7.0). Dostęp do planu Pro zostaje aktywowany automatycznie po zaksięgowaniu i prawidłowym potwierdzeniu płatności przez operatora płatności, nie później niż w ciągu 60 minut od momentu zaksięgowania płatności. Moment aktywacji planu Pro stanowi początek pierwszego okresu rozliczeniowego.

7.2 Płatności online obsługiwane są za pośrednictwem systemu Przelewy24 prowadzonego przez PayPro S.A. (karty płatnicze, BLIK, szybkie przelewy). Szczegółowe zasady obsługi płatności określa regulamin operatora płatności. Operator nie przechowuje pełnych danych kart płatniczych.

7.3 Odpłatny plan Pro (poza okresem oferty startowej z pkt 6.3a) jest usługą subskrypcyjną z miesięcznym okresem rozliczeniowym. Pierwszy okres rozliczeniowy rozpoczyna się w dniu aktywacji planu Pro. Każdy kolejny okres rozliczeniowy rozpoczyna się w odpowiadającym mu dniu kolejnego miesiąca kalendarzowego, a zapisana metoda płatności jest w tym dniu automatycznie obciążana opłatą za kolejny okres. O każdym obciążeniu Podwykonawca jest informowany e-mailem.

7.3a Jeżeli w danym miesiącu kalendarzowym nie występuje dzień odpowiadający dniowi rozpoczęcia pierwszego okresu rozliczeniowego, odnowienie i próba pobrania opłaty następują w ostatnim dniu tego miesiąca. W kolejnych miesiącach termin odnowienia ponownie odpowiada pierwotnemu dniowi rozpoczęcia subskrypcji, jeżeli taki dzień występuje. Przykład: aktywacja planu Pro 11 sierpnia oznacza kolejne odnowienie i pobranie opłaty 11 września.

7.4 Faktura w formie elektronicznej (PDF) jest wystawiana po zaksięgowaniu płatności i wysyłana na adres e-mail przypisany do konta, najpóźniej w terminie 7 dni od dnia zapłaty, a dla płatności cyklicznych za dany miesiąc — nie później niż do 15. dnia miesiąca następującego. Faktury są także dostępne do pobrania w panelu konta. Podwykonawca wyraża zgodę na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej.

7.5 Dla firm z Polski do ceny netto doliczany jest polski podatek VAT. Dla przedsiębiorców z innych państw UE posiadających ważny numer VAT UE rozliczenie następuje w procedurze odwrotnego obciążenia (reverse charge) — obowiązek rozliczenia podatku spoczywa na nabywcy. Podwykonawca odpowiada za prawidłowość podanego numeru VAT UE.

7.6 W odpłatnym planie Pro, jeżeli automatyczne pobranie opłaty za kolejny okres rozliczeniowy nie powiedzie się, Operator może ponawiać próbę obciążenia zapisanej metody płatności. Przez okres do 3 dni od pierwszej nieudanej próby funkcje planu Pro mogą pozostać aktywne. Jeżeli w tym terminie płatność nie zostanie skutecznie pobrana, Operator może zawiesić funkcje planu Pro do czasu uregulowania należności lub zmienić plan konta na bezpłatny.

7.7 Usługi płatne są usługami cyfrowymi świadczonymi na żądanie przedsiębiorcy; opłata za rozpoczęty okres rozliczeniowy nie podlega proporcjonalnemu zwrotowi.

8.1 Odpłatny plan Pro zawierany jest na czas nieokreślony i rozliczany w miesięcznych, następujących bezpośrednio po sobie okresach rozliczeniowych. Po zakończeniu każdego okresu plan odnawia się automatycznie na kolejny miesięczny okres, chyba że Podwykonawca wypowie plan przed rozpoczęciem kolejnego okresu rozliczeniowego. Automatyczne odnowienie nie dotyczy planu Pro aktywowanego w ramach oferty startowej (pkt 6.3a) — taki plan wygasa samoczynnie z upływem 31.10.2026, a konto przechodzi na bezpłatny plan Standard bez opłat i bez konieczności wypowiedzenia.

8.2 Wypowiedzenie planu Pro składa się wyłącznie w panelu konta, w zakładce „Abonament i wypowiedzenie”, za pomocą udostępnionej tam funkcji. Wypowiedzenie jest skuteczne z chwilą jego złożenia w panelu i zostaje potwierdzone e-mailem; nie jest wymagana ani skuteczna żadna inna forma (list, telefon).

8.3 Wypowiedzenie działa ze skutkiem na koniec opłaconego okresu rozliczeniowego. Cykliczne obciążenia zostają zatrzymane, a funkcje Pro pozostają aktywne do końca tego okresu. Do końca okresu wypowiedzenie można odwołać w panelu.

8.4 Bezpłatne konto Standard można wypowiedzieć w każdym czasie, również w panelu konta, bez zachowania terminu wypowiedzenia; profil zostaje wycofany z katalogu.

8.5 Weryfikacja firmy jest elementem planu Pro i nie jest odrębnie płatną usługą; w okresie oferty startowej (pkt 6.3a) jest bezpłatna. Wyniki weryfikacji zachowują ważność przez 12 miesięcy i nie odnawiają się automatycznie. Po zakończeniu planu Pro dane weryfikacji pozostają zachowane, lecz oznaczenie „Verifiziert” oraz kartoteka weryfikacyjna są ukryte do czasu ponownej aktywacji planu Pro.

8.6 Prawo do wypowiedzenia umowy z ważnych powodów pozostaje nienaruszone.

9.1 W ramach weryfikacji Operator sprawdza kompletność i wiarygodność dokumentów przedłożonych przez Podwykonawcę, w szczególności: zaświadczenia o zwolnieniu z podatku budowlanego (Freistellungsbescheinigung, § 48b EStG), polisy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej działalności, wypisu z rejestru (KRS lub CEIDG) oraz numeru VAT UE.

9.2 Weryfikacja jest oceną stanu na dzień jej przeprowadzenia. Nie stanowi gwarancji jakości, wypłacalności, terminowości ani należytego wykonania umowy i nie zwalnia Zleceniodawcy z własnej analizy.

9.3 Podwykonawca zobowiązuje się przedkładać wyłącznie autentyczne i aktualne dokumenty oraz niezwłocznie informować Operatora o utracie ich ważności.

9.4 Oznaczenie weryfikacji obowiązuje 12 miesięcy i wymaga odnowienia. Operator może odebrać oznaczenie w każdym czasie, w szczególności w razie wygaśnięcia dokumentów, ich nieaktualności lub uzasadnionego podejrzenia nadużycia; w takim przypadku opłata nie podlega zwrotowi w części odpowiadającej wykorzystanemu okresowi.

9.5 Operator może odmówić weryfikacji. Jeżeli odmowa nastąpi przed rozpoczęciem sprawdzania dokumentów, wniesiona opłata zostaje zwrócona.

10.1 Podwykonawca samodzielnie zapewnia spełnienie wymogów prawnych związanych ze świadczeniem usług na terytorium Niemiec, w szczególności:

• zaświadczeń A1 oraz zgłoszeń delegowania pracowników (AEntG, § 18 MiLoG),
• przestrzegania niemieckiej płacy minimalnej i właściwych układów zbiorowych,
• przepisów BHP i wymogów dotyczących kwalifikacji oraz uprawnień,
• rozliczeń podatkowych, w tym Freistellungsbescheinigung oraz mechanizmu odwrotnego obciążenia (§ 13b UStG),
• zgłoszeń do SOKA-BAU oraz innych kas branżowych, jeżeli mają zastosowanie.

10.2 Podwykonawca oświadcza, że posiada ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej w zakresie odpowiadającym prowadzonej działalności, jeżeli tak wskazał w profilu.

10.3 Podwykonawca zwalnia Operatora z odpowiedzialności za roszczenia osób trzecich wynikające z naruszenia powyższych obowiązków lub z zamieszczonych przez siebie treści, chyba że naruszenie nie nastąpiło z jego winy.

11.1 Podwykonawca udziela Operatorowi niewyłącznej, nieograniczonej terytorialnie licencji na czas publikacji na utrwalanie, zwielokrotnianie, tłumaczenie i publiczne udostępnianie zamieszczonych treści (opis firmy, logo, zdjęcia realizacji, referencje) w celu prezentacji profilu na Platformie, w wynikach wyszukiwania oraz w materiałach promujących Platformę.

11.2 Podwykonawca zapewnia, że posiada prawa do zamieszczanych treści, w tym zgody osób widocznych na zdjęciach, oraz że treści nie naruszają praw osób trzecich.

11.3 Treści profilu mogą być tłumaczone maszynowo lub z użyciem narzędzi AI na język niemiecki. Tłumaczenia udostępniane są bez gwarancji poprawności terminologicznej; wersją źródłową pozostaje treść wprowadzona przez Podwykonawcę. Podwykonawca może zweryfikować i poprawić tłumaczenie w panelu.

12.1 Zabronione jest w szczególności:

• zamieszczanie nieprawdziwych lub wprowadzających w błąd danych o firmie, referencji lub uprawnieniach,
• zakładanie wielu kont dla tej samej firmy oraz działanie w imieniu innej firmy bez umocowania,
• automatyczne pobieranie danych z Platformy (scraping) oraz odsprzedaż lub udostępnianie danych zleceń osobom trzecim,
• udostępnianie konta Pro innym przedsiębiorcom oraz obchodzenie ograniczeń technicznych,
• wysyłanie treści niezgodnych z prawem, obraźliwych, spamu lub złośliwego oprogramowania.

12.2 Naruszenie powyższych zasad może skutkować usunięciem treści, zawieszeniem lub usunięciem konta oraz utratą oznaczenia weryfikacji.

13.1 Operator może usuwać treści, wycofywać profil z publikacji, ograniczać funkcje oraz blokować konto w razie istotnego naruszenia regulaminu, naruszenia prawa lub uzasadnionego podejrzenia takiego naruszenia.

13.2 O podjętych środkach i ich przyczynach Operator informuje Podwykonawcę, o ile nie jest to zabronione przepisami. Podwykonawca może przedstawić swoje stanowisko na adres info@polenwerk.de.

13.3 Reklamacje dotyczące usług płatnych należy składać na adres info@polenwerk.de w terminie 30 dni od zdarzenia stanowiącego podstawę reklamacji. Operator rozpatruje reklamację w terminie 14 dni roboczych i informuje o wyniku pocztą elektroniczną.

14.1 Operator odpowiada za szkody wyrządzone z winy umyślnej oraz rażącego niedbalstwa bez ograniczeń.

14.2 W pozostałym zakresie odpowiedzialność Operatora wobec Podwykonawcy z tytułu usług płatnych ograniczona jest do wysokości opłat zapłaconych w okresie 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie szkodzące. Ograniczenie nie dotyczy przypadków, w których wyłączenie odpowiedzialności jest niedopuszczalne z mocy prawa.

14.3 Operator nie odpowiada za treści i działania Zleceniodawców, za wykonanie umów zawartych między użytkownikami, za utratę korzyści ani za skutki nieprawidłowych danych podanych przez Podwykonawcę.

15.1 Administratorem danych osobowych jest Operator. Zasady przetwarzania opisuje Polityka prywatności.

15.2 Podwykonawca, który przekazuje Operatorowi dane osobowe swoich pracowników lub osób kontaktowych (np. w dokumentach weryfikacyjnych), zapewnia podstawę prawną takiego przekazania oraz poinformowanie tych osób.

16.1 Operator może zmienić regulamin z uzasadnionych powodów, w szczególności w związku ze zmianą przepisów, rozwojem funkcji Platformy lub zmianą zakresu usług.

16.2 O zmianach Operator informuje pocztą elektroniczną lub komunikatem w panelu co najmniej 14 dni przed wejściem w życie. Brak wypowiedzenia umowy do dnia wejścia zmian w życie oznacza ich akceptację; informacja o zmianie zawiera pouczenie o tym skutku. W razie braku akceptacji Podwykonawca może wypowiedzieć umowę ze skutkiem na dzień wejścia zmian w życie.

17.1 Do umowy z Podwykonawcą stosuje się prawo polskie. Sądem wyłącznie właściwym dla sporów wynikających z umowy jest sąd właściwy dla siedziby Operatora w Bydgoszczy, o ile przepisy bezwzględnie obowiązujące nie stanowią inaczej.

17.2 Nieważność poszczególnych postanowień nie wpływa na ważność pozostałych. Zmiany i uzupełnienia wymagają formy dokumentowej.

17.3 Wobec Zleceniodawców obowiązują odrębne, niemieckojęzyczne Allgemeine Geschäftsbedingungen. W razie rozbieżności między wersjami językowymi, w stosunku do Podwykonawców rozstrzygająca jest wersja polska.